Egal ob Gymnasium, Real-, Berufs- oder Mittelschule – der Abschlussball setzt der eigenen Schullaufbahn zum Ende noch das Krönchen auf. Gemeinsam mit Freunden und Familie wird gefeiert und auf schöne Erinnerungen sowie eine aufregende Zukunft angestoßen, bevor der Ernst des Erwachsenwerdens beginnt und jeder einzelne Schüler ein neues Kapitel seiner Lebensgeschichte aufschlägt.

Im Gegensatz zur Abiparty, die normalerweise nur unter den Absolventen stattfindet, wird der Abiball in schicker und eleganter Kleidung (Anzüge, Smoking, Ballkleider) zusammen mit Eltern, Freunden, Lehrern und Rektoren und einer offiziellen Note zelebriert.

Damit auch aus eurem Abschlussball ein Abend wird, von dem ihr euch noch bei zukünftigen Klassentreffen erzählt, gibt es im Vorfeld zunächst Einiges zu tun. Mit diesen Tipps wird euer großer Tag aber unter Garantie eine legendäre und unvergessliche Feier.

Abschlussball planen und organisieren – Das Kommitee

Eines vorweg: Die Organisation eines Abschlussballs ist eine komplexe und weitreichende Angelegenheit, die nicht in ein paar Tagen erledigt ist.

Dieser besondere Abend ist vielmehr ein langfristiges Projekt, dessen Herausforderung darin liegt, Schüler, Schulverwaltung, Familien und Freunde unter einen Hut zu bekommen – dafür muss der gesamte Jahrgang an einem Strang ziehen und zusammen helfen. Mit den Vorbereitungen beginnt ihr am besten schon ein Jahr vor eurem großen Tag, damit Lieferanten oder Locations noch nicht ausgebucht sind.

Um den Überblick nicht zu verlieren und einzelne Schüler während der Prüfungsphase nicht zu sehr zu belasten, lautet der erste Schritt, ein Abschlussballkomitee inklusive verschiedener Arbeitsgruppen ins Leben zu rufen. Sie sind auf ein Aufgabengebiet spezialisiert, nämlich die Abschlussball Organisation, wodurch die Planung schneller und effizienter abläuft. Das Komitee behält bei allen Abläufen den Überblick und ist bei Problemen oder Fragen der vermittelnde Ansprechpartner. Insbesondere bei folgenden Schwerpunkten lohnt es sich, Arbeitsgruppen zusammenzustellen:

• Finanzierung
• Location
• Catering
• Werbung und PR
• Technik und Musik
• Programm und Tagesablauf
• Dekoration
• Servicepersonal
• Jahrgangszeitung

Checkliste für euren Abschlussball

Einen Abschlussball zu organisieren, ist in jedem Fall kein Ding der Unmöglichkeit. Wenn alle Schüler zusammenhelfen und sich jeder nach seinen Fähigkeiten und Interessen einbringt, ist der zunächst sehr groß wirkende Aufgabenberg schnell abgearbeitet. Schließlich belohnt ihr euch selbst zum Ende eurer Schullaufbahn mit einem unvergesslichen Abend, den ihr umringt von euren besten Freunden und der Familie verbringt. Und mit dieser Checkliste zum Ausdrucken geht garantiert nichts schief.

Wann	Was ist zu tun?	Erledigt / Check
1 Jahr bis 9 Monate im Voraus	Komitee und Arbeitsgruppen bilden
	Datum des Abschlussballs festlegen
	Location suchen und buchen
	Caterer kontaktieren und Angebote einholen
	Konto für den Abschlussball einrichten
	Programm und Tagesablauf grob planen
	Gästezahl festlegen
	Budget überschlagen
6 Monate vor dem Ball	Erste Zwischenbilanz ziehen
	Ehrengäste schriftlich einladen
	Caterer buchen und Menü absprechen
	Fotografen engagieren
	Gegebenenfalls ein Motto festlegen
	Sponsoren kontaktieren
	Musik buchen
	Deko-Konzept besprechen
	Ggf. Formalitäten mit der Kommune klären
	(Je nach Location) Servicepersonal engagieren
5 bis 4 Monate vorher	Anzug oder Kleid besorgen
	Friseurtermin ausmachen
	Tagesablauf konkret planen
	Menükarten anfertigen und bestellen
	Deko basteln
	Eintrittsbändchen designen und ordern
	Ansprechpartner bestimmen
3 bis 2 Monate vorher	Abendprogramm festlegen
	Aufräum-Teams zusammenstellen
	Erneute Rücksprache mit allen Teams
	Flyer oder Abschlusszeitung in den Druck geben
	Werbung verteilen
	Kleine Generalprobe
	Soundcheck der Musik
	Dekoration aufbauen
	Tische decken
	Letzte Änderungen vornehmen
Am Tag selbst	Durchatmen und Spaß haben

Einladungskarten und Eintrittskarten – Wer wird eingeladen?

Habt ihr die Aufgaben untereinander gerecht aufgeteilt, geht es um die konkrete Gästezahl. Sie ist der Schlüssel für die weitere Planung – besonders, wenn es um das Budget geht. Einladungen gehen raus an:

• Schulleitung
• Sekretariat
• Klassenlehrer
• Schulsprecher
• eure Familien und Freunde

Damit die Ehrengäste auch zahlreich erscheinen, verschickt ihr die Einladungen am besten schon gut ein halbes Jahr vor dem Ball mit der Post. Bittet für die bessere Planung immer um Zusage.

Tipp: Bei einem so hochoffiziellen Event sind selbst gemachte Einladungskarten fehl am Platz. Sucht euch edle Einladungskarten aus, die am besten noch mit den späteren Eintrittskarten farblich sowie vom Stil her harmonieren.

Die Finanzen immer im Blick haben

Ist dieser Punkt abgehakt, steht euch die wohl wichtigste Aufgabe bevor: Die Finanzierung des Abschlussballs. Überprüft dafür den Stand der Klassenkasse und richtet gleich zu Planungsbeginn ein Konto ein, das für alle Einzahlungen und Rechnungen genutzt wird.

Das macht es euch zusätzlich einfacher, wenn ihr am Ende unter dem eingeplanten Budget liegt. Dann kann der übrige Gewinn einfach an jeden einzelnen Schüler überwiesen werden. Zudem könnt ihr so den Eintrittspreis der Gäste besser kalkulieren und stellt sicher, dass am großen Tag jeder seine Liebsten bei sich hat.

Mit der großzügigen Kalkulation aller möglichen Kosten für Feiern und Partys, setzt ihr schließlich das Budget fest, mit dem der Jahrgang für den Abschlussball zurechtkommen muss. Macht euch im Zuge dessen außerdem Gedanken darüber, wie ihr eure Abschlusskasse zusätzlich füllen könnt. Geld bringen zum Beispiel folgende Ideen ein:

Eintrittstickets: Wie bei jeder größeren Veranstaltung lassen sich auf diese Weise die laufenden Kosten durch diesen Pauschalbetrag, den jeder Gast zahlt, zum Großteil decken.

Förderung durch die Schule: Fragen kostet nichts – diese Devise kann euch zusätzliches Geld, gesponsert von der Schulleitung, Fördervereinen oder dem Elternbeirat, einbringen.

Finanzierung durch Werbemittel: Anzeigen in eurer Klassenzeitung oder auf Plakaten oder Flyern sind eine lukrative Möglichkeit, um bei Unternehmen oder größeren Firmen im schulischen Umfeld Spenden locker zu machen.

Spendenaufrufe: Hier sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Egal ob Pausenverkauf, Flashmobs oder ein Konzert eurer Schülerband – erlaubt ist, was zusätzliches Geld bringt.

Selber machen: Vor allem bei der Deko könnt ihr einiges sparen, wenn ihr vieles selber bastelt. Angesagte Pompons sind schnell gemacht genauso wie kleine Blumensträuße, für die ihr euch in der freien Natur bedienen könnt. Im Internet gibt es zahlreiche Bastelideen, durch die sogar eine alte Schulturnhalle wieder Glamour versprüht.

Save the Date und die Location

Wisst ihr, in welcher Größenordnung sich der Ball gästemäßig bewegt, ist es an der Zeit, das Datum des Abschlussballs festzulegen. Wichtig ist hier, dass der Termin nicht mit euren Abschlussprüfungen oder möglichen Nachholterminen kollidiert. Gönnt euch nach den Prüfungen ruhig eine kleine Verschnaufpause, damit ihr euch frisch und motiviert in die weitere Organisation stürzen könnt. Ideal ist ein Wochenendtermin rund zwei bis drei Wochen nach den Prüfungen.

Steht der Termin fest, ist das Location-Team an der Reihe. Denn bei der Frage „Wo sollen wir feiern?“ habt ihr mehrere Optionen:

1. Möglichkeit A:

Ihr entscheidet euch für einen externen Veranstaltungsort wie eine Gaststätte, eine Eventhalle oder einen großen Ballsaal. Dann besteht jedoch die Möglichkeit, dass ihr bei Catering und Getränken an die Konditionen der Vermieter gebunden seid und wenig Entscheidungsfreiheit habt. Andererseits könnt ihr euch bei dieser Variante möglichweise viel Aufwand sparen.

Um Formalitäten wie Schankerlaubnis, Versicherungen, die Genehmigung vom Ordnungsamt oder GEMA-Gebühren beim Einsatz von Musik kümmert sich häufig der Vermieter. Hier ist in jedem Fall aber immer detailliertes Nachfragen angesagt. Siehe auch bei uns das 1 x 1 des Partyrechts.

2. Möglichkeit B:

Ihr verwandelt eure Aula oder Schulturnhalle in eine Party-Location. Euch muss dabei jedoch klar sein, dass alles von Musik bis hin zu offiziellen Genehmigungen in euren Händen liegt. Euer Abschlussball muss letztlich die Vorgaben der bundeslandspezifischen Versammlungsstättenverordnung erfüllen, über die ihr euch bei der Kommune vor Ort informieren könnt.

Hinzu kommt, dass ihr im Vergleich zu einer Veranstaltungshalle zusätzliches Personal für den Ausschank oder die Garderobe organisieren müsst. Bei diesem Punkt könnt ihr im Vorfeld zum Beispiel die Schüler aus der Stufe unter euch fragen. Dann wissen auch sie schon, was im Abschlussjahr auf sie zukommen wird. Kleiner Pluspunkt zum Schluss: Auf dem Schulgelände müsst ihr keine Miete bezahlen.

Ohne gutes Essen kommt keine Stimmung auf Abibällen auf

Ein unvergesslicher Abschlussball geht außerdem durch den Magen. Informiert euch also bereits ein Dreivierteljahr im Voraus bei verschiedenen Caterern in eurer Nähe und holt verschiedene Angebote ein. So seht ihr, wer das beste Preisleistungsverhältnis anbietet.

Um den Hunger der Gäste am Abend möglichst schnell zu stillen, ist ein Büffet immer die beste Lösung. So muss niemand wirklich lange warten und jeder findet garantiert etwas, das ihm schmeckt. Grundsätzlich ist es auch kein Verbrechen, wenn die Gäste für ihre Getränke extra zahlen. So seid ihr finanziell auf der sicheren Seite. Habt ihr dagegen noch ein paar Euros übrig, kommt ein kleines Getränk zur Begrüßung immer gut an und die Gäste kommen dabei schnell ins Gespräch.

Ablauf eines Abschlussballs – Programm Ideen und Konzepte

Anschließend kann es mit der Programmplanung für eure Abiballfeier losgehen. Berücksichtigt hier die Wünsche der Jahrgangsgemeinschaft und stellt zunächst ein grobes Ablaufkonzept auf die Beine.

Zusätzlich müsst ihr über mögliche Aufführungen, Sketche und die Musik beraten. Reicht zum Beispiel ein DJ aus oder soll es doch eine Band sein? Entscheidet demokratisch und versucht, den Geschmack der breiten Masse zu treffen.

Tipp: Grenzt die Auswahl im Vorfeld schon ein und führt zeitnah eine jahrgangsinterne Umfrage durch. So wird niemand ausgeschlossen.

Hier ein paar Ideen für einen Programmablauf:

1. Sektempfang
2. Eröffnungsrede
3. Eröffnungswalzer
4. Rede von Schulleitern und Schulsprechern
5. Zeugnisverteilung (optionial)
6. Eröffnung des Buffets
7. Spielen der Schülerband
8. Auftritt aller Absolventen
9. Fotosession mit den beste Fotos und Schnappschüssen des Jahrgangs
10. Paartanzen oder Freestyle / Tanzen für Eltern
11. Abschlussball Spiele und Fotosessions

Der große Tag kommt immer näher, geht es schließlich um die Details, die den Abschlussball überhaupt erst einmalig machen. Stimmt deshalb gemeinsam noch einmal den Tagesablauf und die Zeugnisvergabe ab und macht euch Gedanken, ob gegebenenfalls im Vorfeld ein Gottesdienst stattfinden soll.

Damit die Gäste wissen, wo sie hinmüssen, sind zudem Info-Heftchen hilfreich, die ihr am besten während des Gottesdienstes verteilt. Diesen Posten müsst ihr zusätzlich im Budget einplanen.

Unverzichtbar ist außerdem ein Fotograf, der Paare oder Familien fotografiert und wichtige Momente des Abends festhält. Ihn müsst ihr rechtzeitig engagieren. In einer speziellen Fotobox, ausgerüstet mit verrückten Masken und Hüten, könnt ihr mit euren Freunden lustige Bilder knipsen. Das sorgt für Spaß und ausgelassene Stimmung.



Kein ultimatives Muss, aber dafür häufig ein Stimmungsgarant, ist ein spezielles Abschlussballmotto. Passend zu euren Jahrgangs-T-Shirts und eurer Klassenzeitung signalisiert ihr so noch einmal, dass eure Klasse eine Gemeinschaft ist, die so schnell nichts auseinander bringt. Zum anderen kann ein bestimmtes Thema die Kleiderwahl erleichtern. „Die 20er Jahre“ oder „Las Vegas“ signalisieren Gästen beispielsweise, dass sie sich für eure Feier ordentlich in Schale schmeißen können. Weitere Motto Ideen für Partys auch für Abschlussbälle findet ihr bei uns.

Dresscode und Outfit für Abschlussbälle

Aber auch ohne explizites Motto ist der Abschlussball immer ein festlicher Anlass, bei dem ihr modisch glänzen sollt.

Bedeutet für die Jungs: Ein schickes Hemd, ein eleganter Anzug in Kombination mit einer Krawatte und hochwertige Schuhe sind Pflicht. Wer es legerer mag, darf mittlerweile sogar angesagte Sneakers zum Anzug tragen.

Mädchen greifen dagegen zu einem edlen Hosenanzug, hochwertigen Cocktail- oder eleganten Maxikleidern. Farblich richtig liegt ihr immer mit unaufgeregten Tönen wie Creme, Rosé, Rot oder Dunkelblau. Dazu bequeme High Heels, eine angesagte Hochsteckfrisur und der Abschlussball kann kommen. Auch eine Ansteckblume ist wieder „In“ und sollte in alle Outfitideen mit aufgenommen werden.

Die oberste Styling-Regel lautet jedoch: Fühlt euch in eurem Outfit wohl. Angesagte Kleider und Anzüge gibt es im Einzelhandel und mittlerweile auch im Internet.

Die Dekoration der Abiball-Location

Kurz vor der Ziellinie, also ein beziehungsweise zwei Abende vor dem großen Tag, steht das Schmücken der Location auf dem Programm. Unverzichtbar sind vor allen Dingen:

• Tischdecken
• Gläser und Geschirr
• Stoffservietten
• Tischdeko
• Kerzen
• Speise- und Getränkekarten
• Lichterketten und sonstige Beleuchtung
• Eventuell Stuhl- und Tisch-Hussen

Ein besonderer Blickfang sind zusätzlich Luftballons, Eintrittsbändchen oder –stempel, auf die ihr euer Abschlussmotto drucken könnt. So habt ihr gleich ein Souvenir, das ihr mit nach Hause nehmen könnt. Im Vornherein solltet ihr noch unbedingt klären, welche Schüler und Lehrer bei eventuellen Problemen oder Fragen die Ansprechpartner sind und den reibungslosen Ablauf im Blick haben.

Ähnliches gilt für den Tag danach. Denn leider geht auch der schönste Abschlussball einmal zu Ende und dann steht ein letzter Punkt auf der To-Do-Liste: das Aufräumen. Dafür benennt das Komitee rechtzeitig ein paar Freiwillige, die wieder für Ordnung sorgen. Positiver Effekt: Je mehr Leute mithelfen, desto schneller ist alles erledigt. Ein gemeinsames Frühstück sorgt für gute Laune und ihr habt noch einmal die Möglichkeit, euch auszutauschen und den Abend Revue passieren zu lassen.