Abi Party
Ideen und Tipps zur Planung und Organisation
Die Abiparty ist der krönende Abschluss nach 12 oder 13 Jahren büffeln in der Schule, zahlreichen Rückschlagen, Erfolgen und Zeiten des Durchsetzens. Manche Schüler kommen mit einem guten Zeugnis zu ihrem Abitur, manche mit einem mittelmäßigen. Auf eines können aber alle stolz sein: Sie haben das Abitur bestanden. Und das ist Grund genug zu feiern und eine tolle Abi Party auf die Beine zu stellen. Sie ist meist der Abschluss eines Lebensabschnittes und der Übergang in neues Leben mit vielen neuen Herausforderungen.
Ein gewähltes Komitee des Abiturjahrgangs kümmert sich oft um die Organisation der Abiparty. Ihr obliegt es eine passende Location auszuwählen und für die benötigten Vorkehrungen, Einladungen usw. Sorge zu tragen.
Eine klassische Abiparty kann grundsätzlich in 3 verschiedene Varianten unterteilt werden.
- Abiparty in Schule
- Abiparty in einer Disco
- Abiparty in einem privaten Partyraum
Abiparty direkt in der Schule feiern
Inhaltverzeichnis für schnelle Leser
Den Abistreich und den Abiball feiern Schüler in vielen Fällen direkt in der Schule. Je nachdem wie offen die Schulleitung mit solchen Veranstaltungen umgeht, erhalten Abiturjahrgänge verschiedenste Formen von Unterstützungen. Die kann zum Beispiel dahingehend ausfallen, dass Räumlichkeiten und die Musikanlage von der Schule zur Verfügung gestellt werden. Eine Sorge weniger und meist wird die Aula oder eine Sporthalle zur Verfügung gestellt, so dass genügend Platz für alle Partygäste ist. Dies hat unbestritten den Vorteil, dass der Jahrgang eine Menge Geld spart, der an anderer Stelle investiert werden kann.
In diesem Fall muss sich nur noch um die Musik, die Einladungen, die Speisen und Getränke sowie um die Dekoration Gedanken gemacht werden. Für den Fall, dass auch schulfremde Gäste eingeladen werden sollen, ist es ratsam einen Eintrittspreis zu verlangen und ein entsprechendes Budget für die Security einzuplanen. So können aber auf der anderen Seite auch mehr Einnahmen generiert werden.
Sponsoren für die Abifeier finden
Es kann hilfreich im Vorfeld ein paar Sponsoren für eure Abifeier zu finden. Dies lohnt sich meist nicht nur für Firmen, die in der Regel ein breites Publikum recht zielgerichtet und kostengünstig erreichen können, sondern auch für den Abiturjahrgang selbst, der die Einnahmen zur Finanzierung der Abiparty nutzen kann.
Die Suche nach Sponsoren solltet ihr bei lokalen Firmen starten, die in der Ortschaft der Schule ansässig sind. Dies können Handwerker, Sportvereine oder auch Dienstleister sein. Oft sind genau diese Unternehmen sehr aufgeschlossen für diese Art von Werbung. Auch spezielle Verträge mit Getränkelieferanten können abgeschlossen werden, so dass ihr effektiv weniger für die Getränke zahlt, dafür in eurer Abizeitung oder auf der Abifeier Plakate und Werbebanner des Lieferanten platziert.
Auch Abi Party Flyer sollten in diesem Zusammenhang organisiert und eingeplant werden. Wenn ihr mit Party Flyern Werbung macht und diese verteilt, könnten potenzielle Sponsoren durchaus Interesse daran haben hierauf zu erscheinen. Also besser nicht zu früh drucken lassen.
Abiparty in einer Discothek feiern
Wenn ihr es langweilig findet eure Abiparty in der Schule zu feiern (schließlich wart ihr lange genug hier), dann gibt es noch die Ausweichmöglichkeit in einer ortsnahen Disco die Feier zu veranstalten. In der Regel geht ihr so vor, dass ihr zunächst die angesagtesten Discos eures Jahrgangs abklappert und dort direkt anfragt ob das Abi Party Konzept hier angeboten wird. Es ist recht simpel: Der Discobetreiber stellt die Location, Musik, Technik, Getränkeausschank bereit und der Abijahrgang sorgt für Werbung und Kundschaft. Das heißt im Klartext: Ihr macht die Bude voll und der Betreiber freut sich.
Hier ist dann Verhandlungsgeschick gefragt zu welchen Konditionen das Ganze ablaufen kann. Am besten ihr lasst einen Repräsentanten eures Abschlussjahrgangs die Verhandlung übernehmen, der ein gewisses Gespür für geschäftliche Dinge und Verhandlungsgeschick mitbringt. Je nachdem wie hier verhandelt wird, sieht dann auch die Einnahmesituation aus, auf dessen Grundlage ihr kalkulieren könnt und die anschließenden Werbemaßnahmen resultieren.
Wichtige Verhandlungspunkte sind:
- Eintrittspreis
- Garderobe (Kosten, Aufteilung)
- Getränkepreise (Kosten, Aufteilung)
- Werbung
Eure Verhandlungsstärke ist sicherlich die Möglichkeit Leute ranzuschaffen und das Haus voll zu machen. Auf diesem Punkt solltet ihr auch beharren. Auf der anderen Seite ist ein Discobetreiber auch nicht alleine auf euch angewiesen. Beides muss in die Verhandlung mit einbezogen werden.
Tipp: Besteht unbedingt darauf, dass der Discobetreiber als Veranstalter auftritt, denn sonst seid ihr der Veranstalter mit allen Rechten und Pflichten. Dies betrifft vor allem haftungs- und versicherungstechnische Fragen.
Werbung für eure Abifeier machen
Ohne Werbung auch keine Gäste. Wer in einer Disco feiert, der benötigt Gäste, die auch außerhalb des Bekanntenkreises der Feier beiwohnen. Hierfür müsst ihr die Werbetrommel rühren. Die Mund-zu-Mund Propaganda hat sich als äußerst effektiv unter Schülern erwiesen. Ergänzt werden sollte dies aber ebenfalls durch Werbeflyer, Party Plakate, Emailmarketing und Facebook Nachrichten. Auch Aushänge in anderen Schulen können Sinn machen. Wendet euch idealerweise an eine professionelle Druckerei, die sich um ein tolles Design kümmert. Eine tolle Party braucht auch tolle Werbemittel.
Abiplaner engagieren
Wenn ihr euch nicht zutraut eine richtig große Abiparty auf die Beine zu stellen, könnt euch auch professionelle Hilfe holen und die Fete von A-Z durchorganisieren lassen. Die Kosten sind natürlich erheblich höher und passen nicht in jedes Budget, dafür kann man aber auch sicher sein, dass alles perfekt läuft. Gerade rechtliche Fragen, die mitunter schon sehr kompliziert sind und Fallstricke bereit halten werden hier abgedeckt. Näheres auch unter Partyrecht 1 x 1 sowie unser Beitrag über Kosten einer Party.
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- Abiball-Gästebücher, Marcis (Author)
Abi Partymotto
Wenn euch die der Abschluss vom Schulalltag als Motto noch nicht genug ist, könnt ihr auch ein separates Partymotto ins Leben rufen. Hierbei ist erlaubt was gefällt. Besonders beliebt sind 50er, 60er, 70er Jahre Partys, Summer-Wonderland, Patient-Klinik Party oder auch andere Ideen für Mottopartys. Allzu speziell sollte es aber nicht sein, da ihr ja den ganzen Jahrgang bzw. ein breites Publikum ansprechen wollt.
Tolles Video über eine Abiparty mehrerer Gymnasien