Wer eine Party schmeißt, muss sich früher oder später auch mit den Party Kosten auseinandersetzen und genau kalkulieren bevor eingekauft und eingeladen wird. Es gibt natürlich auch Partyveranstalter, bei denen der Preis keine Rolle spielt – es fließt Champagner in Strömen, alles ist vom Feinsten und die Show-Acts in Gehaltshemisphären, die für Normalsterbliche nicht zu bezahlen sind.

Da wohl die meisten Leser keine Party feiern können, bei der man unendlich viel Geld ausgeben kann, wollen wir euch hier einige Tipps zur Kostenberechnung, zur seriösen Kostenkalkulation und einige Sparmöglichkeiten näherbringen, mit denen ihr jede Feier zumindest finanziell auf stabile Füsse stellen könnt.

Merke: Es müssen nicht immer die teuersten Partys die besten sein. Wir waren schon auf sehr spartanischen Feiern in alten Scheunen oder Schrebergärten, dessen Partystimmung bis heute unvergesslich ist und die es allemal gegen sehr teure Partys aufnehmen können. Auf der anderen Seite, kann man mit einem entsprechend hohen Budget auch sehr viel mehr für die Gäste auf die Beine stellen.

Kostenrechner für Partys

Eines vorweg: Man kann keinen pauschalen Betrag nennen, wie viel eine Party wirklich kostet, denn dafür gibt es viel zu viele Stellschrauben und Faktoren, die sich auf die Gesamtkosten auswirken.

Alle, die ein in irgendeiner Art und Weise interaktiven Party Kostenrechner oder Party Kalkulator offerieren, haben unser Erachtens nicht verstanden wie man eine Feier kalkulieren muss. Es ist einfach nicht ausreichend die Anzahl der Gäste mit einem Faktor X zu multiplizieren. Solche Hilfswerkzeuge sind allenfalls grobe Richtwerte. Nicht mehr und nicht weniger.

Damit ihr hinterher nicht über zu hohe Kosten staunt, benutzt diese Kostenrechner mit Bedacht oder am besten gar nicht. Eine seriöse Kalkulation kann hiermit nicht erfolgen. Der besten Kostenrechner für Partys ist ein Zettel, ein Stift und euer Kopf, gepaart mit ein paar Tips von unserer Seite.

Ihr habt grundsätzlich 2 Möglichkeiten euch den Gesamtkosten einer Party zu nähern.

1. Ihr setzt euch ein festes Budget und schaut dann, was ihr dafür bekommt.
2. Ihr bestimmt Location, Essen, Acts, DJ, Gäste usw., rechnet alle Kostenpositionen zusammen und ermittelt so den Komplettpreis. Streichen und hinzunehmen kann man immer noch.

Die direkten und indirekten Kostenfaktoren für eine Party

Kommen wir zu denjenigen Punkten und Stellschrauben, die die Kosten für eine Party direkt beeinflussen und mehr oder weniger durch den Partyorganisator geändert und angepasst werden können.

Anzahl der Gäste
Einer der größten Kostentreiber einer jeden Feierlichkeit ist die Anzahl der Gäste, denn hiervon hängen weitere Kosten wie Essen und Trinken ab. Steht wenig Geld zur Verfügung, ist es besser nur mit einer kleineren Gruppe zu feiern. Alternativ kann aber auch auf allzu spezielle Getränke verzichtet werden und nur das Notwendigste da zu haben, dann können auch mehr Personen eingeladen werden. Kosten: Variabel

Art der Gäste
Auch die Art der Gäste beeinflusst die Kosten einer Party. Tendenziell kann man konstatieren, dass Männer höhere Kosten verursachen als Frauen. Ganz einfach aus dem Grund, dass sie im Durchschnitt mehr trinken und essen als Frauen und länger bleiben. Auch gibt es unter Partygästen sogenannte „Partykanonen“, die auf keiner Party fehlen sollten, dafür aber in der Regel auch am meisten verkonsumieren. Eher ruhige Vertreter und „Fahrer“ sind eher als kostengünstiger einzustufen und in der Kalkulation entsprechend zu berücksichtigen. Kosten: Variabel

Partylocation
Eine geeignete Partylocation zu finden ist nicht einfach und ist auch zuletzt mit Kosten verbunden. Die Location ist aber ein Kostenfaktor, der auch auf Null gesetzt werden kann. Nämlich genau dann, wenn man eine Gartenparty im eigenen Garten, eine Hausparty in der eigenen Wohnung oder im Eigenheim feiert. Sucht man sich eine ausgefallene Location aus und muss diese womöglich noch anmieten, schlägt sich das im Partybudget nieder. Kosten: 0 oder Fix

Essen und Trinken
Der Faktor Essen und Trinken ermöglicht die größten Variationen und damit die größten Einflussfaktoren auf die Partykosten. Ihr könnt eure Party bei einem knappen Budget so planen, dass die Gäste Essen und Trinken nach einer Vorgabe mitbringen und so eine Menge an Kosten sparen. Ihr könnt aber auch einen Partyservice buchen, der euch mit Essen und Trinken beliefert oder aber auch selber kochen, zusammenstellen und einkaufen. Bei letzterem wird gerne vergessen, dass eure Arbeitszeit ebenfalls mit Kosten verbunden ist, also auch einkalkulieren. Als Faustformel gilt ebenfalls, dass spezielle Partyspeisen immer teurer sind als Allrounder. Kosten: Variabel

Showacts, Musik, Bespaßung
Ihr wollt euren Gästen auch etwas bieten? Dann müssen Showacts her. Dies kann ein DJ, ein Alleinunterhalter, eine Stripperin, ein Comedian oder eine Live Band sein. Die Kosten variieren hier erheblich und können manchmal auch richtig zu Buche schlagen. Angesagte Stars nehmen 50.000 Euro / Stunde…Wo wir wieder bei dem Punkt sind, dass Geld keine Rolle spielt. Stellt ihr selber Musik, nutzt eine Karaokeanlage und lasst ein paar Kumpels eine kleine Show veranstalten, habt ihr auch schon auf günstige Art und Weise eine Bespaßung gefunden. Kosten: Variabel

Partydeko
Die richtige Partydeko gerade für Mottopartys ist toll, kostet aber auch Geld. Man kann mit ein paar Luftschlangen auskommen, aus unserer Erfahrung ist das Budget in eine atemberaubende Partydeko gut investiert. Mit ein paar kleinen Tricks kann man bereits sehr erstaunliche Dekoelemente kostengünstig selber basteln. Tendenziell gilt aber, dass Mottopartys deutlich teurer sind als „normale“ Feiern.

 

Party Spartipps zum Kosten senken

Als Organisator geht nichts über eine saubere Kostenplanung. Es muss stets Übersicht darüber herrschen wie hoch das Budget bisher ausgeschöpft ist und wie viel Spielraum noch bleibt. An der einen oder anderen Stelle ist es aber immer möglich noch ein paar Euros einzusparen. Wir haben euch hierfür ein paar Sparmöglichkeiten für eure Party zusammengestellt.

Spartipp 1: Essen selber zubereiten
Ein immenses Einsparpotenzial gibt es beim Partyessen. Wenn ihr Freunde und Verwandte mit einspannen könnt und jeder richtet etwas her, ist das deutlich günstiger als das Komplettpaket beim Partyservice. Es geht zwar mehr Zeit drauf, aber wenn jeder etwas beiträgt, ist das zu verkraften.

Spartipp 2: Getränke auf Provision
Kauft eure Getränke bei einem Großhändler oder Getränkemarkt, der euch die Getränke auf Provision zur Verfügung stellt. Das bedeutet, dass ihr am Ende nur soviel bezahlt, wie auch getrunken wurde. Keine restlichen Flaschen bleiben bei euch und Unmengen Reste vergammeln im Schrank.

Spartipp 3: Mit Showacts verhandeln
Auch Künstler, Stripper und co. können im Preis runtergehandelt werden. Einfach versuchen und auf die Reaktion achten. Es klappt meistens, bevor sie keinen Auftrag bekommen.

Spartipp 4: Deko selber basteln
Mit ein paar Kniffen und wenigen Materialien lassen sich einige Dekoelemente sehr schnell selber basteln und herstellen. Ihr spart euch so den teuren Einkauf.

Spartipp 5: Dj selber stellen
Ein DJ muss in der Regel den ganzen Abend bezahlt werden, das geht ins Geld. Häufig kann man die Aufgabe aber auch auf mehrere Rücken schultern, denn bei den Gästen oder unter den Freunden sind sicherlich ein paar dabei, die auch Musik auflegen können, so schwer ist das nämlich gar nicht.

 

Die Party finanzieren

Zumindest wenn ihr etwas Größeres vor habt, wie beispielsweise eine Abiparty, kann darüber nachgedacht werden, wie man seine Party finanziert und über etwaige Einnahmequellen nachdenken. Grundsätzlich kommen je nach Art der Feier unterschiedliche Finanzierungsmaßnahmen in Frage um die Kosten in Grenzen zu halten:

1. Gast- und Geldgeschenke bzw. Mitbringsel von Gästen
2. Sponsoring und Werbung
3. Eintrittspreise
4. Eine Art private „Umlage“ von jedem Gast
5. Essen und Trinken mitbringen lassen